Hoe we met je gegevens omgaan

TributeMap is een rustige plek om herinneringen te delen. We willen zorgvuldig omgaan met je gegevens, net als met de inhoud die je deelt. Op deze pagina leggen we uit wat we verzamelen, waarom, met wie we het delen en welke rechten je hebt.

Wie we zijn

TributeMap is een initiatief van Johan en familie. We zijn geen bedrijf in de juridische zin, maar een privé-onderneming die deze site bouwt en onderhoudt. Bereikbaar via info@tributemap.com.

Welke gegevens we verzamelen

We verzamelen alleen wat nodig is om de site te laten werken en om zorgvuldig te modereren:

• Gegevens die je zelf invult:bij een tribute of herinnering: titel, beschrijving, locatie, optioneel een of meerdere foto's en je naam, plus je e-mailadres voor verificatie en moderatie-communicatie
• E-mailadres: alleen voor verificatie van je inzending, statusmeldingen (goedkeuring, aanpassing) en eventueel contact via de moderator. Niet zichtbaar voor andere bezoekers
• Co-eigenaars: als de eigenaar van een tribute extra mailadressen toevoegt om de tribute samen te beheren, bewaren we die adressen alleen voor toegangscontrole. Co-eigenaars kunnen zich altijd laten verwijderen door de eigenaar of door ons te mailen.
• Volgers van een tribute: bezoekers die zich abonneren op nieuwe herinneringen geven hun e-mailadres en bevestigen dit via een dubbele opt-in. Iedere mail bevat een uitschrijflink. Bij uitschrijven verwijderen we het adres binnen 24 uur.
• Contactberichten: als je via het contactformulier op een tribute een bericht stuurt, wordt dit per mail aan de eigenaar doorgestuurd. We bewaren een korte log van het feit dat het bericht is verzonden (datum, tribute, anti-misbruik), niet de volledige inhoud.
• Technische gegevens: we registreren minimaal bezoekersgedrag voor de werking van de site. We gebruiken geen analytics-trackers van derden (geen Google Analytics, Facebook-pixel of vergelijkbare diensten)

Waarom we deze gegevens verzamelen

• Om je tribute of herinnering te kunnen plaatsen
• Om met je te kunnen communiceren over je inzending
• Om misbruik en spam te voorkomen (via captcha en e-mailverificatie)
• Om de site veilig te kunnen draaien

Automatische tekst-controle

Voor we een tribute of herinnering plaatsen loopt de tekst eerst langs een automatische screening tegen een lokaal gehouden woordenlijst (scheldwoorden, discriminerende termen, spam-patronen, schadelijke aanmoedigingen). Bij een ernstige match wordt de inzending direct geweigerd; bij een mild signaal krijgt een menselijke moderator 'm met voorrang te zien.

Geen externe AI, geen tweede partij. De screening draait op onze eigen server, raakt geen persoonsgegevens en dient enkel als hulpmiddel voor menselijke moderatie. We gebruiken de woordenlijst niet om profielen op te bouwen of patronen te verkopen, alleen om de rust en het respect op het platform te bewaren.

Wat we niet delen

De inhoud die je op TributeMap plaatst, foto's, video's, herinneringen, namen, datums, verhalen, locaties, blijft van jou. We verkopen, verhuren of delen die content niet met derden, in geen enkele vorm. Geen AI-trainingsdata, geen advertentienetwerken, geen datahandelaren, geen partner-feeds.

Wat een bezoeker van een tribute-pagina ziet, is wat jij als eigenaar publiek hebt gemaakt: dat is een keuze van jou, niet een doorverkoop van ons. Wat je op private of unlisted zet, blijft privé of unlisted, ook intern.

Drie uitzonderingen, expliciet zodat je weet waar je staat:

• Wettelijke vordering: bij een geldig rechterlijk bevel of strafvorderlijk verzoek delen we wat de wet ons verplicht te delen, niet meer. We informeren je daarover wanneer dat juridisch is toegestaan.
• Technische leveranciers (zie hieronder): die slaan de data op of bezorgen e-mails namens ons, onder een verwerkersovereenkomst, met dezelfde geheimhoudings-eisen. Zij mogen je content niet voor eigen doeleinden gebruiken.
• Bij overdracht van het platform: mocht TributeMap ooit overgaan naar een andere eigenaar of stichting, dan gaat content mee onder dezelfde voorwaarden. We brengen je daarvan op de hoogte vóórdat dat gebeurt.

Met wie we gegevens delen

We delen je gegevens met een aantal zorgvuldig gekozen technische leveranciers die de site mogelijk maken. We delen geen gegevens met advertentienetwerken of datahandelaren.

• Database en gebruikersauthenticatie(gehost in de EU): bewaring van tribute-content, accounts, foto's.
• Hosting van de website (gehost in een EU-regio): de servers waar tributemap.com zelf op draait.
• Verzending van e-mails (gehost in de EU): transactionele mails zoals verificatielinks, anniversary- mails en notificaties.
• Kaartweergave en adres-zoekfunctie (Europese leverancier buiten de EU, met EU-wetgeving-conform privacybeleid): tegels en geocoding voor de tribute-locaties.
• Anti-spam captcha-controle: controleert of een formulier door een mens wordt ingevuld en blokkeert geautomatiseerde inzendingen.
• Ontvangst van e-mails op het info@-adres: berichten die je ons stuurt komen binnen bij de e-mail-suite die we voor onze inbox gebruiken.
• Externe betalingsproviders: alleen wanneer je vrijwillig een bijdrage doet of een paid-tribute aanschaft. Zij verwerken de betaling, wij krijgen alleen het uitbetaalde bedrag. Welke betalingsprovider precies in beeld komt is afhankelijk van de knop die je op de site kiest.

Op verzoek delen we de exacte naam, vestigingsland en verwerkersovereenkomst van iedere genoemde leverancier. Mail info@tributemap.com en je krijgt de lijst binnen een week.

Hoe lang we gegevens bewaren

Een herdenkingsplatform draagt verantwoordelijkheid. We willen niet dat een herinnering zomaar verdwijnt omdat een mailbox niet meer wordt gelezen. Daarom is ons uitgangspunt: een tribute hoort op de kaart, ook over 30 jaar nog.

• Tributes (gratis versie): blijven online zolang ze aan onze huisregels voldoen. Geen automatische verwijdering of archivering door inactiviteit. Wij verwijderen alleen bij ernstige schending van de voorwaarden, bij rechterlijk bevel, of op uitdrukkelijk verzoek van de oorspronkelijke eigenaar of een directe nabestaande.
• Tributes (paid versie): bewaartermijn-garantie van 5 jaar na de laatste betaling. We sturen ruim van tevoren een verlengmail. Bij niet-verlengen schalen paid-features 30 dagen na de einddatum terug naar de gratis versie; de tribute zelf blijft staan onbeperkt.
• Herinneringen: zolang de bijbehorende tribute bestaat en goedgekeurd is. Op verzoek van de schrijver of de tribute-eigenaar verwijderen we individuele herinneringen.
• Foto's: zolang ze bij een bestaande tribute horen. Na verwijdering uit de tribute worden ze binnen 30 dagen definitief uit de opslag gehaald.
• E-mailadressen van eigenaars: bewaard zolang de bijbehorende tribute bestaat, of totdat je verzoekt om verwijdering.
• E-mailadressen van volgers: tot uitschrijving (via de link in elke mail) of binnen 30 dagen nadat de tribute is gearchiveerd of verwijderd.
• Onbevestigde inzendingen: automatisch verwijderd na 7 dagen als de e-mailverificatie niet voltooid wordt.
• Verificatie- en uitschrijftokens: verwijderd zodra ze zijn gebruikt of na uiterlijk 30 dagen.
• Wijzigingsgeschiedenis: we houden een korte audit-log bij van wie wat wanneer heeft aangepast aan een tribute. Maximaal 12 maanden, daarna wordt deze automatisch opgeruimd.

Paid-features na het aflopen van een betaling

Paid-features (zoals een derde foto, eigen vanity-URL, anniversary-mails, QR-code, co-eigenaars) zijn extra opties bovenop de gewone tribute. De tribute zelf blijft altijd staan, ook als de paid-status afloopt. Voor de paid-data hanteren we een aparte retentie-cyclus zodat heractiveren zonder data-verlies kan:

• Direct na het einde van de paid-termijn: we schalen paid-features 30 dagen later terug naar de gratis versie. De tribute blijft online; alleen de paid-extra's zijn niet meer actief. De data blijft bewaard.
• Na 1 jaar in gratis-modus: we archiveren de paid-extra's (de derde foto wordt uit beeld gehaald, vanity-slug wordt uitgezet, co-eigenaars-lijst wordt op pauze gezet, etc.). De data is dan niet meer actief op de site, maar ook nog niet gewist.
• Na 5 jaar in archief: we wissen de paid-extra's definitief, tenzij paid in die tijd opnieuw is geactiveerd. De basis-tribute blijft daarna gewoon online.
• Heractiveren tijdens archief: wie binnen de 5 jaar een nieuwe paid-betaling doet, krijgt alle paid-features terug zonder iets opnieuw te hoeven uploaden of instellen.

Inactiviteit en check-ins

Wat als de eigenaar van een tribute jarenlang niet meer reageert? We blijven 'm bewaren, maar willen wel weten of de mailbox nog wordt gelezen, voor het geval er ooit iets gewijzigd of overgedragen moet worden.

• Na 4 jaar zonder login of mailreactie: we sturen een rustige check-in mail om te zien of het mailadres nog leeft. Geen actie nodig tenzij je iets wil aanpassen.
• Bij paid: verlengmail rond de 5-jaarsgarantie.Niet reageren betekent terug naar gratis (zie hierboven), niet dat de tribute zelf verdwijnt.
• Geen archief door inactiviteit. Een gratis tribute wordt nooit gearchiveerd of verwijderd alleen omdat de mailbox dood is. We verwijderen alleen bij regelschending, rechterlijk bevel of een verzoek van de eigenaar of directe nabestaande.

Geen mails ontvangen over inactiviteit? Mail ons en we noteren dat.

Cookies

We gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken (bijvoorbeeld: ingelogd blijven). Geen tracking-cookies, geen advertentie-cookies. Daarom hoef je hier ook geen cookie-toestemmingsbalk weg te klikken.

Jouw rechten onder de AVG

Als bezoeker of gebruiker heb je het recht om:

• Inzage in welke gegevens we van je hebben
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van je gegevens (en/of je tribute)
• Bezwaar tegen onze verwerking
• Overdracht van je gegevens naar een andere partij

Stuur een mail naar privacy@tributemap.com met je verzoek. Dit adres komt direct bij de juiste persoon binnen en helpt ons je vraag sneller te behandelen. We reageren binnen vijf werkdagen.

Klacht indienen

Vind je dat we niet zorgvuldig met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten. We werken graag mee om het op te lossen. Mocht je niet tevreden zijn, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen aan deze pagina

Als we onze werkwijze of leveranciers veranderen, passen we deze pagina aan. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurd is. Bij grote wijzigingen die invloed hebben op je tribute, sturen we je een mail.